【客户案例】绿米联创科技运用 Jira + Confluence 进行高效管理实践分享

本文作者是来自深圳绿米联创科技门锁中心运营部的运营经理：韦金娜。

韦金娜拥有8年项目管理经验，2~3年运营管理经验，工作以来担任过多种职场角色（项目经理，总裁助理，研发管理总监，运营经理），接触过 SAP，SFC，PDM，K3，OA，禅道，黑云，Odoo，Jira & Confluence 系统等等。

公司介绍

深圳绿米联创科技有限公司，品牌 Aqara(中文名安卡萨)，是一家智能家居技术公司，小米生态链的公司之一，负责小米智能家居方向的产品研发。

公司以全屋智能为理念的自有品牌 Aqara，接入了 Apple HomeKit、小米米家、Google Assistant 、Amazon Alexa 等多个平台与全球众多智能产品互联互通，专注于低功耗创新型智能家居系统的研究与推广，致力于打造每个人都能玩的智能家居。

产品包括温度、湿度、门窗、人体、水浸、烟雾、燃气、光照和睡眠等各类传感器，以及智能开关、插座、窗帘电机、空调遥控器、调光器、门锁等各类智能遥控器。

同时支持行业应用的自动化控制与大数据分析平台，智能家居4S服务体系，拥有覆盖全国大部分城市的500家服务商，400家智能家居体验馆，为上万个用户提供了上门勘测、方案设计、安装调试与售后维护一系列相关服务。

项目背景

作为项目经理，在为企业选择管理系统时，需要首先思考企业需要什么样的管理模式？

管理虽然简单说就是管人理事。但是管人不仅需要管理好自己，还需要管理好别人。理事方面就有更多的问题，如难量化，不透明，相推诿等。

所以在为 Aqara 进行管理系统选型时，我们首先联合各项目经理进行管理模式的探索，整理出各部门 leader 不同的管理方式，并根据各个团队的反馈需求，我们总结了公司所亟需进行高效管理的8个方面。同时，我们也惊喜地发现 Atlassian 产品可以很好地满足我们的需求。

我们选择了 Jira、Confluence 及插件 Bigpicture、Tempo、synapseRT，这些工具组合给团队带来现代化管理，提升信息透明度，实现指标量化，减少沟通成本等优势。团队成员之间也通过专业工具的使用实现了高效协同，及科学的工作方式。

当然，在接受任何新事物时，都会遇到各种各样的问题。同样的，我们在使用 Atlassian 产品过程中，也经历了前期困惑-中期惊奇-后期惊喜的三个过程。

前期困惑

在前期推广过程中，团队成员都会有以下困惑：

•不会用，不习惯用，不会学着用，忙得没时间用......

----->既然有系统了就用吧，不然呢？继续步行，不开跑车？

•习惯了口头，渗透着领导式，拜托式，人情化的管理方式。 就两句话说清楚，能开始干的事，没必要在系统统上登记。导致额外的流水账日报，凭感觉的工时填写。

----->既然有系统了就用吧，不然这种痛苦的管理模式要持续多久？

中期惊奇

团队成员在使用 Jira 过程中一步步摸索，和 IT 讨论沟通工作流、字段等配置，从使用者视角提出需求，实现用户交互的提升优化。

后期惊喜

随着对 Jira 、Confluence 等产品的深入使用，Jira 不断带给我们惊喜。以下是我们项目经理时间轴，通过 Jira、Confluence 等产品可以更好更快速地完成项目管理。

应用实践

应用实践分享一：Jira 在售后业务场景的使用

1、按实际售后流程搭建配套的 Jira 系统工作流

我们梳理出工作流中所对应的状态转换、执行动作、Ower。

状态转换：待办售后问题，售后方案制定中，等待样机寄回，问题分析中，解决方案制定中，长期方案执行中，方案重新制定中，已解决待确认，问题关闭。

执行动作：创建，领取问题，输出售后方案，【样机寄回，开始分析，制定方案，交付短期方案，执行长期方案，交付长期方案】，关闭问题，重新打开问题，交付新方案。

Owner：客服，售后技术支持，售后技术支持，CQE，失效分析工程师/研发工程师，研发/DQE/PQE/工程，研发/DQE/PQE/工程，CQE，CQE，研发/DQE/PQE/工程。

2、Owner + 执行动作 = 状态转换看板

3、单个问题执行工作流动作逐个交付

4、交付售后方案，短期方案，长期方案

5、已解决后又发现方案失效，重新打开

应用实践分享二：文件管理项目

团队的日常文件是非常重要的资产，单纯的 Confluence 可以实现静态的文档管理，如果将 Jira 和 Confluence 结合起来那获得的是一加一大于二的效果——实现动态的统计管理，所以我们规划了文件管理项目，以任务管理的思维进行文件管理。

我们在 Jira 系统上创建了“LC_门锁文件管理项目”代号FMS，项目成员是所有门锁人员。文件结合任务管理，集中 Confluence 云盘存储，统一管理。

然后，我们进行项目成员职责划分。项目经理：项目文件任务发起；职能经理：非项目文件任务发起；运营经理：系统维护；经办人：交付文件完成任务；其他访客：进入相关链接查阅可查阅的文件。

接着，我们设计了闭环的文件管理过程：提出需求，接受需求，开始编制，完成输出，通知信息；更新需求，更新文件，发更新版，再输出并通知。文件分项目类型文件和非项目类型文件，按项目开发流程输出，及按职能事务需求输出。在文件任务结束时间完成文件输出即可。

与文件管理过程相对应的 Jira 工作流如下：

项目具体操作如下：

输出文件按照《文件名称_版本_日期》规范命名。

下图红框内容显示了低于 100MB 文件的存放路径，并抄送通知相关人员。

存放大于 100MB 云盘文件时，需在 confluence 上点击导航入口，进入云盘，上传文件。

每个项目均可设此文件导航和文件夹。同时设置抄送通知相关人员。

输出文件按照《文件名称_版本_日期》规范命名。

项目心得

系统是日常工作的辅助，实际过程的处理和具体实施需要团队中每个人员的协作与努力，可以借助系统，但不能神话系统，也没必要把系统当成负担，逐渐适应系统后，你就能体验到专属自己的提升惊喜！

经过近2年的磨合实践，公司所有项目都已在 Jira 系统上实施管理和监控，通过 Bigpicture 做产品规划，项目计划实施管控；利用 Dashboards 仪表板定制个性化看板，实时监控项目Bug/任务达成情况，进入高效管理阶段。

未来会再深入挖掘 Tempo 工时管理插件的数据信息，评估分析人员能效 EVM，提升员工的工作产值。同时，将提取 Jira 系统数据结合二开，做更直观的图示化报表，柱形图，折线图，条形图，组合图等等指标展示看板。