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【最佳实践】Atlassian Data Center 如何优化企业中新员工的远程入职流程

发表时间：2021-03-02 13:56

过去的一年为我们的工作方式带来了翻天覆地的变化，而且毫无疑问的是，这个变化将是持久的。无论是由于疫情影响还是企业规模扩展，企业都面临着如何实现地理位置上的分布式团队进行高效协作的挑战。

我们知道，远程工作中最困难的方面之一是缺乏面对面的互动。虽然这是每个人都面临的挑战，但其中有一个群体尤其受到影响，那就是新员工。这种挑战已然成为企业不容忽视的负担。对于大型企业组织而言，新员工更容易陷入混乱（最终感觉迷失了自己）。Glassdoor的研究发现，拥有强大的入职流程的组织可以将新员工保留率提高 82％，并将生产率提高 70％以上，并且当不再有机会与新团队面对面沟通时，强大的、复杂可用的入职流程变得十分重要。

那么，如何在全球范围内大规模优化这些流程？如何确保职能部门、业务部门、地域及其他部门的所有新员工都能顺利加入到公司中，最重要的是，如何使该流程可重复？

没有一种解决方案具备万全的功能可以实现这一目标，但是有许多实践（以及支持它们的产品）可以帮助新员工即使是通过远程方式依然可以顺利入职，并能很好地融入到快速发展的全球化组织中。这是 Atlassian 引以为豪的一点，因为在过去的一年中，我们已经采用了这些做法，并吸引了近1000名远程新员工。因此，让我们看一下您可以采取哪些措施，以确保新员工获得所需的资源和指导，让他们在新岗位上获得成功。

跨团队通力合作

对于初来乍到者来说，重要的是要记住，企业入职流程本质上是跨职能的。所有团队的目标都是引进和培养新的人才，从入职登记到为新用户提供合适的产品的访问权，征聘团队设立了各种各样的入职里程碑，而这些里程碑都超出了征聘团队的直接职责范围。如果这些部门之间的合作不顺畅，新员工会没有合适的工具或信息来熟识他们的职责，适应他们的角色。成功（一致）的入职体验的关键是能够跟踪和管理新员工的工作流程。

对于成长中的企业，确保无缝协作的最佳方法是设定可重复的流程（例如新员工入职流程）。但是，手动管理此流程是非常耗时的，每次 HR 需要执行大量相同的动作，并将其分配给适当的人员。如果这听起来过时了，那是因为这种形式确实过时了。

一个简单的解决方案是使用 Jira 来简化流程，尤其是利用 Jira 的子任务模板。对于 Jira 而言，入职流程的每个步骤都是一个子任务，该子任务与为每个新员工创建的单个 Jira 问题相关联。借助用于 Jira 问题的 Easy Templates 插件，轻松创建包含专用子任务的 Jira Template。使用 Jira 作为管理和跟踪入职工作的一种方式，可以使您在整个企业中建立统一的流程。Jira 简化了大规模的跨职能协作，并确保新员工不会因为缺少所需的资源和答案而陷入困境。

另一种更实用的指导新员工的方法是让他们更容易得到答案。在当今的企业环境中，管理员或 IT 支持不能总是将时间浪费在时常会发生的内容相同的一次性请求中。在中小型企业中，手动处理这些请求是可行的，但当始终有大量员工希望立即获得服务并开放访问内部系统时，这很快就会变得不堪重负。因此，Jira Service Management 的 HRSM（人力资源服务管理）解决方案提供了面向消费者水平的自助服务门户，可自动提供 HR 服务以提供具有行业竞争性的入职体验，并简化了对内部工具的访问。

但是，对于企业而言，将这种解决方案提升到更高层次的方式是将 Jira Service Management 与 Confluence 配合使用，从而在解决最终用户的问题上进行双管齐下的作用。组织规模越大，可以找到的知识文章就越多，就越容易找到所需要的答案。通过使用Confluence 创建知识库文章，当新员工将其请求输入到 Jira Service Management 中时，他们就会像变魔术一样自动查看推荐的文章。您所要做的就是从设置中自动搜索请求表单，您将立即关闭待办事项列表。有关如何启用自动搜索的逐步说明，我们提供了可参考的文档（https://support.atlassian.com/jira-service-management-cloud/docs/how-do-you-automatically-present-articles-to-customers-in-a-request/）。

帮助您的新队友获得成功

如前所述，新手入门过程中的成败关键之一就是可以立即访问团队需要的工具，并使其快速上手。当最终用户不满意时，特别是在团队试图尽快让新成员适应最新情况时，这个问题只会在规模扩大时变得更为复杂。任何阻碍他们获得他们工作所需的工具的摩擦都会导致负面的用户体验，并增加您的工作量。

企业组织需要自动化以减轻新员工配置的溢出，这正是我们的 Data Center 产品包括诸如JIT（即时）配置之类的功能的原因。借助 JIT 设置，您可以避免最终用户的访问问题，并让 Atlassian 产品支持的团队的新成员更快地跟上速度。当用户得到他们需要的工具时，他们的交互、协作和与团队融合的能力就会提高。

但是，不仅限于 JIT 设置。我们的自托管企业产品提供了许多用户管理优势，例如对领先的身份验证协议——SAML 和 OpenID Connect 的单点登录支持，以及以后的更多功能——这将帮助您更容易大规模地管理入职流程。

通过协作培养团队文化

最后但同样重要的一点是，在当今的远程工作环境中，最大的入职障碍之一就是确保新员工首先亲身体验其团队（以及整个组织）的文化。正如我们前面提到的，当今招聘工作的最大困难之一是使新员工感受到被欢迎，并融入到成千上万的人当中(这些人可能已经与他们的团队成员进行了面对面的交流)。这并不是一个简单的解决方案可以解决的问题，但是借助 Confluence 的广泛功能，通过协作可以增强团队的凝聚力。

我们 Atlassian 的一个做法是鼓励每个新员工在加入团队的第一周后写一篇介绍文章。这样可以提供一个机会让新团队成员分享他们的兴趣爱好和人际关系。通过 Confluence 的内联评论功能，新成员可以说出他们感兴趣的领域，询问更深层次的问题，分享趣闻轶事，并最终向新员工展示有一个支持他们的社区。

Confluence 还可以用于运营不同类型的区块，鼓励团队建设。从打破僵局的活动到建立团队共情力，在适应远程工作的同时确定正确的支持水平，Atlassian 的团队手册提供了无数适用于内部沟通会议的资源，与 Atlassian 的产品相结合，有助于提高团队的凝聚力。

最重要的是，您需要一个空间，让新员工在加入如此庞大而成熟的组织时感到宾至如归，他们乐于分享个人生活的各个方面，以在工作会议之外建立纽带，并根植公司的文化和价值观。

这对于未来的入职意味着什么？

远程工作将以某种方式或形式保留下来，这意味着远程入职也是我们需要不断发展优化的一个过程。人与人之间的互动将永远无法替代，但是我们可以在这种新形势下优化可用的选择。

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